आज के डिजिटल युग में, कुशल और कागज रहित वर्कफ़्लो की आवश्यकता के कारण इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षरों का उदय हुआ है, जिन्हें ई-हस्ताक्षर के रूप में भी जाना जाता है। Google Docs, एक लोकप्रिय क्लाउड-आधारित दस्तावेज़ संपादन प्लेटफ़ॉर्म, ने eSignatures जोड़ने या उनका अनुरोध करने के लिए एक सहज विधि को शामिल करके इस प्रवृत्ति को अपनाया है। यह आलेख आपके Google डॉक्स वर्कफ़्लो में ई-हस्ताक्षरों को सहजता से शामिल करने के सरल चरणों के माध्यम से आपका मार्गदर्शन करेगा।
ई-हस्ताक्षर और उनके महत्व को समझना
इससे पहले कि हम इस प्रक्रिया में गहराई से उतरें, आइए समझें कि ई-हस्ताक्षर क्या हैं और वे आधुनिक व्यावसायिक परिदृश्य में महत्वपूर्ण क्यों हैं।
- ई-हस्ताक्षर क्या हैं?
- ई-हस्ताक्षर हस्तलिखित हस्ताक्षरों के डिजिटल समकक्ष हैं, जिनका उपयोग इलेक्ट्रॉनिक रूप में दस्तावेजों को प्रमाणित करने के लिए किया जाता है।
- ई-हस्ताक्षर का महत्व:
- कानूनी रूप से बाध्यकारी: ई-हस्ताक्षर कानूनी वैधता रखते हैं, जो उन्हें अनुबंधों और समझौतों के लिए स्वीकार्य बनाते हैं।
- समय और लागत दक्षता: वे भौतिक उपस्थिति की आवश्यकता को समाप्त करते हैं, समय और संसाधनों की बचत करते हैं।
- सुरक्षा: वे हस्ताक्षरित दस्तावेज़ की अखंडता सुनिश्चित करते हुए एन्क्रिप्शन और प्रमाणीकरण प्रदान करते हैं।
Google डॉक्स में ई-हस्ताक्षर जोड़ने के लिए चरण-दर-चरण मार्गदर्शिका
- अपना दस्तावेज़ खोलें:
- Google डॉक्स लॉन्च करें और वह दस्तावेज़ खोलें जिसमें आप ई-हस्ताक्षर जोड़ना चाहते हैं।
- ई-हस्ताक्षर उपकरण तक पहुंचें:
- मेनू में "ऐड-ऑन" टैब पर क्लिक करें।
- "ऐड-ऑन प्राप्त करें" चुनें और ऐड-ऑन मार्केटप्लेस में "ई-हस्ताक्षर" खोजें।
- ई-हस्ताक्षर ऐड-ऑन स्थापित करें।
- अपने दस्तावेज़ पर हस्ताक्षर करें:
- एक बार ऐड-ऑन इंस्टॉल हो जाने पर, आप इसे "ऐड-ऑन" टैब के अंतर्गत पाएंगे।
- "ई-हस्ताक्षर" चुनें और "दस्तावेज़ पर हस्ताक्षर करें" चुनें।
- अपना हस्ताक्षर बनाने, टाइप करने या अपलोड करने के लिए संकेतों का पालन करें।
- स्थिति और आकार:
- दस्तावेज़ के भीतर उचित स्थान पर अपना हस्ताक्षर रखें।
- संदर्भ के अनुरूप आवश्यकतानुसार इसका आकार बदलें या समायोजित करें।
- सहेजें और अंतिम रूप दें:
- दस्तावेज़ में हस्ताक्षर शामिल करने के लिए "सहेजें" पर क्लिक करें।
- आपका ई-हस्ताक्षर अब दस्तावेज़ का एक अभिन्न अंग है।
दूसरों से ई-हस्ताक्षर का अनुरोध करना
- दस्तावेज़ तैयार करें:
- वह दस्तावेज़ बनाएं या खोलें जिस पर आप दूसरों से हस्ताक्षर करवाना चाहते हैं।
- ई-हस्ताक्षर उपकरण तक पहुंचें:
- ई-हस्ताक्षर ऐड-ऑन स्थापित करने के लिए पहले जैसे ही चरणों का पालन करें।
- अनुरोध हस्ताक्षर:
- इंस्टॉल करने के बाद, ई-हस्ताक्षर ऐड-ऑन मेनू से "अनुरोध हस्ताक्षर" चुनें।
- पावती जोड़ें:
- उन व्यक्तियों के ईमेल पते दर्ज करें जिन्हें दस्तावेज़ पर हस्ताक्षर करने की आवश्यकता है।
- संदेश अनुकूलित करें:
- हस्ताक्षर प्रक्रिया को समझाते हुए एक वैयक्तिकृत संदेश तैयार करें।
- अनुरोध भेजें:
- प्राप्तकर्ताओं को सूचित करने के लिए "अनुरोध भेजें" पर क्लिक करें।
आपके Google डॉक्स वर्कफ़्लो में ई-हस्ताक्षरों को एकीकृत करना दस्तावेज़ प्रक्रियाओं को सुव्यवस्थित करने में एक गेम-चेंजर है। दस्तावेज़ों पर डिजिटल रूप से हस्ताक्षर करने और दूसरों से हस्ताक्षर का अनुरोध करने की शक्ति के साथ, आप दक्षता बढ़ा सकते हैं, समय बचा सकते हैं और हरित वातावरण में योगदान कर सकते हैं।
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