कई बार यह होता है की हम किसी को कोई भी जानकारी ईमेल के माध्यम से देकरअपनी जिम्मेदारी पूर्ण मान लेते है भले ही हमने शब्दों और विचारों को परिपक्वता न दी हो.एक और बात जब हम नोकरी के लिए ईमेल करते है .तो शब्दों की बड़ी महत्वता होती है .शब्दों से ही हमारे मन के भावों की पुष्टी होती है. 

1. सही वाक्य संरचना का इस्तेमाल करें
किसी को भी गलत वाक्य संरचना देखना पसंद नहीं. हो सकता है कि अगला शख्स खुद गलत लिखता हो, मगर वे दूसरों से ऐसा करने की अपेक्षा नहीं रखते.

2. स्पेल चेक का इस्तेमाल करें और शॉर्ट फॉर्म से बचें
you को U, great को gr8 और because को cuz लिखने से बचें. स्पेल चेक का इस्तेमाल करें नहीं तो लोग आपको सीरियसली लेना बंद कर देंगे.

3. रिसीवर को पूरा सम्मान दें
मेल भेजते वक्त आपको विशेष तौर पर सतर्कता बरतनी होगी. Dear Sir/Madam अब अनिवार्य नहीं है, मगर Whats up से बचें और अगले का नाम पूरे सम्मान से लें.

4. गुस्से में या इमोशनल हैं तो मेल करने से बचें
ऐसा हम सभी के साथ होता है कि हम किसी बात को लेकर खुंदक में रहते हैं, और वो सारी बातें ईमेल लिखने के दौरान दिख जाती हैं. कोशिश करें कि ईमेल प्वाइंट-टू-प्वाइंट हो और आप आगे की बात के लिए अपने शब्द बचा कर रखें

5. रिप्लाई टू ऑल से बचें
हो सकता है कि आपका मनमुटाव किसी एक शख्स के साथ चल रहा हो, तो ऐसे में आपको विशेष सतर्क रहना होगा और सबसे उलझने और सबको इन्वॉल्व करने के बजाय व्यक्ति विशेष से ही संवाद करें.

6. please और thank you का समझदारी से इस्तेेमाल करें
लोग इस बात को बखूबी समझ जाते हैं कि अगला चापलूसी की कोशिश कर रहा है, लेकिन एक-दो बार please और thank you कह देने से आप खुद की मदद ही कर रहे होते हैं.

7. इमोटिकॉन्स, फैंसी फॉन्ट्स और पैटर्न्ड बैकग्राउंड से बचें
आज-कल हम सोशल मीडिया का इस कदर इस्तेमाल कर रहे हैं कि हमें पता तक नहीं चलता और हम ईमेल्स भेजने में भी स्माइली अटैच कर देते हैं. ऐेसे में आप विशेष सतर्कता बरतें.